13 thói quen đơn giản để làm việc hiệu quả hơn

Bất kể công việc hay ngành nghề của bạn là gì, tất cả chúng ta đều muốn học cách hiệu quả trong công việc và đạt được các mục tiêu nghề nghiệp của mình. Nhưng năng suất thực sự không chỉ đơn giản là kiểm tra các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm, đó là việc làm nhiều hơn những gì quan trọng. May mắn thay, tất cả chỉ cần một vài điều chỉnh cho thói quen làm việc hàng ngày của bạn để thấy sự cải thiện, vì vậy hãy bắt đầu với những mẹo đơn giản này và xem năng suất của bạn thay đổi như thế nào nhé.

1.Cắt giảm danh sách công việc của bạn.

Chúng ta đều biết làm thế nào khi chúng ta bị tê liệt để bắt đầu một dự án lớn hoặc giải quyết một danh sách công việc việc  điên rồ. Vì vậy don don áp đảo bản thân với một danh sách nhiệm vụ lớn! Cho bản thân 3 đến 5 mục quan trọng mà bạn cần hoàn thành trong một ngày, và tập trung vào những mục đó. Nếu bạn hoàn thành chúng sớm, bạn luôn có thể thêm một vài điều nữa vào danh sách của mình, nhưng giữ cho nó có thể quản lý được sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả – thay vì chỉ khiến bạn bận rộn.

2. Hoán đổi danh sách việc cần làm của bạn để lên lịch.

Ngồi xuống, nhìn vào thời gian có sẵn trong ngày của bạn và thực tế về những gì bạn có thể hoàn thành. Sau đó lập một kế hoạch : lên lịch các thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ quan trọng của bạn, và chắc chắn bao gồm cả thời gian nghỉ. Bằng cách dành thời gian và cấu trúc ngày của bạn, bạn có thể tận dụng thời gian trong ngày, bạn tập trung và có động lực hơn một cách tự nhiên, tiến bộ rõ rệt trong công việc quan trọng và đảm bảo bạn thực sự nghỉ ngơi cần thiết để luôn tươi mới về tinh thần.

3. Dừng lại khi bạn vẫn đang làm việc.

Một trong những lý do lớn nhất khiến chúng ta chần chừ là vì đơn giản là chúng ta không biết bắt đầu từ đâu. Nhưng nếu bạn ngừng làm một công việc trong ngày để biết chính xác những gì bạn cần làm tiếp theo, thì điều đó dễ dàng hơn nhiều để bắt đầu lại.Hãy cho mình não bộ một khoảnh thời gian để khởi động lại.

4.Tổ chức.

Những người có hiệu quả cao có sẵn các hệ thống để giúp họ tìm thấy thông tin chính xác họ cần, ngay khi họ cần. Một hệ thống đơn giản như phương pháp Get Things Done (GTD) của David Allen có thể giảm bớt gánh nặng tinh thần trong việc lưu trữ các lời nhắc và ý tưởng, và giải phóng không gian não cho công việc hiệu quả và ý nghĩa hơn.

5. Làm cho việc tiếp cận những thói quen xấu khó khăn hơn.

Những phiền nhiễu liên tục làm tăng năng suất và chỉ số IQ của bạn và bạn không thể làm việc hiệu quả nếu bạn không thể hiện tốt nhất. Vì vậy, tạo ra một số rào cản đơn giản để giúp bạn tập trung. Ví dụ, nếu bạn liên tục rút điện thoại ra trong khi bạn làm việc để nhắn tin cho bạn bè hoặc kiểm tra phương tiện truyền thông xã hội, hãy đặt điện thoại của bạn vào ngăn kéo bàn bị khóa và giữ chìa khóa trong tủ trên lầu hoặc nhờ đồng nghiệp đáng tin cậy giữ vào nó cho đến bữa trưa.

6. Ưu tiên.

Một phần lớn của hiệu quả trong công việc là học cách nói ” không “. Chỉ ra điều gì thực sự quan trọng – nhiệm vụ nào thực sự di chuyển kim trên các mục tiêu chính của bạn? Những dự án có tác động lớn nhất đến lợi nhuận của bạn? Cắt giảm công việc bận rộn mà không thực sự liên quan tới bất cứ thứ gì. Sử dụng kỹ thuật thiết lập mục tiêu dựa trên dữ liệu như OKRs (Mục tiêu và kết quả chính) là một cách thiết thực để tập trung nỗ lực hàng ngày của bạn vào các mục tiêu có thể đo lường rõ ràng, đóng góp trực tiếp cho các mục tiêu kinh doanh lớn hơn

7. Giải quyết các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn trước tiên.

Động lực và sự sáng tạo của bạn đang ở mức cao vào buổi sáng, vì vậy thay vì bắt đầu ngày mới bằng cách kiểm tra email (có thể nhanh chóng làm hỏng kế hoạch của bạn, vì những gì bạn dự định thực hiện sẽ bị đẩy lùi hoặc mất trong các yêu cầu đến), hãy đợi vài giờ để kiểm tra hộp thư đến của bạn và làm việc trên một dự án quan trọng hơn trong khi năng lượng tinh thần của bạn vẫn còn cao.

8. Lên hoạch ngày mai  từ tối nay.

Tại sao bạn không mường tượng tất cả các công việc đang chờ bạn vào ngày mai, nhưng việc tạo ra một danh sách ngắn những việc đơn giản vào ban đêm có thể giúp bạn năng động hơn vào buổi sáng, thiết lập một động lực hiệu quả sẽ đưa bạn vượt qua phần còn lại trong ngày. Cố gắng đưa ít nhất một nhiệm vụ thử thách vừa phải vào danh sách của bạn, theo Tiến sĩ Mihaly Csiksgentmihalyi, có một điểm ngọt ngào khi não bạn dễ dàng đi vào trạng thái “nhip nhàng” đó, nơi não bạn đang hoạt động tốt và bạn đang làm việc tốt nhất. Nó xảy ra khi mức độ thử thách và khả năng của bạn giao nhau ở một điểm cao. (Nếu nhiệm vụ không đủ thử thách, bạn sẽ cảm thấy buồn chán và nếu quá cao, bạn sẽ cảm thấy lo lắng và căng thẳng).

9. Sử dụng thời gian nhàn rỗi để loại bỏ các nhiệm vụ quản trị viên.

Chờ xếp hàng tại cửa hàng tạp hóa, cho trạm xe buýt tiếp theo, tại ngân hàng, trong thang máy, v.v. đừng  lãng phí thời gian. Mang theo một cuốn sách mà bạn đã có ý nghĩa để đọc, xóa một vài email hoặc cập nhật thông tin cập nhật trạng thái. Hoặc đơn giản là để tâm trí của bạn lang thang và quan sát thế giới xung quanh bạn. Bạn không bao giờ biết khi nào ý tưởng tuyệt vời tiếp theo sẽ bất chợt nảy lên vào lúc nào!

10.Khắt khe với chính mình.

Tạo một vùng không bị phân tâm, nơi bạn có thể đi đến tập trung khi cần thiết.Tắt thông báo email và tin nhắn của bạn (hoặc tốt hơn là ngắt kết nối hoàn toàn với internet) và tập trung vào một nhiệm vụ quan trọng trong một hoặc hai giờ.

11.Thay đổi tự nói chuyện của bạn.

Thay vì nói ngày hôm nay, tôi có quá nhiều việc phải làm! Hiện tại, tôi đang rất căng thẳng! hãy nói Hiện tại, đây là hai điều tôi cần tập trung vào hôm nay. ” tự tạo cho mình động lực và tăng năng lượng.

12. Giao tiếp và làm rõ

Tất cả chúng ta phải hợp tác với những người khác ở một mức độ nào đó để thực hiện công việc của mình, vì vậy học cách làm việc hiệu quả với người khác là một phần thiết yếu để cải thiện hiệu quả của chính bạn trong công việc. Một trong những cách tốt nhất để tránh làm lại không cần thiết và lãng phí thời gian là loại bỏ những hiểu lầm và thông tin sai lệch. Làm cho đúng ngay lần đầu tiên, và bạn sẽ tiết kiệm cho mình rất nhiều thời gian và năng lượng tinh thần sửa đổi và làm lại các nhiệm vụ.

13.Tìm cách để làm nhiều công việc bạn thích hơn.

Khi bạn quan tâm, được thử thách và giỏi trong công việc bạn làm, bạn sẽ tham gia nhiều hơn – và hiệu quả hơn. Xem xét khía cạnh nào trong công việc mà bạn mong muốn, kỹ năng nào bạn nhận được nhiều lời khen ngợi nhất và loại dự án nào mà đồng nghiệp yêu cầu bạn giúp đỡ.

Mặc dù không phải tất cả mọi thứ bạn làm trong công việc đều có thể là một dự án đam mê, với một chút sáng tạo, ngay cả những nhiệm vụ tẻ nhạt cũng có thể thú vị hoặc đầy thách thức. Lần tới khi bạn phải tạo một bảng thời gian hoặc báo cáo chi phí, hãy tự mình kiểm tra thời gian và xem liệu bạn có thể đánh bại điểm số cá nhân cao của mình không. Làm hết sức mình để học một cái gì đó mới mỗi ngày, hoặc thúc đẩy bản thân thử những thứ bạn chưa từng có trước đây.